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¿Qué es un proceso de aprobación y cómo se elabora la estrategia correcta para un flujo óptimo? Descubre cómo puedes acelerar tus procesos de aprobación y reducirlos a solo unos pocos pasos.
Desde enviar correos electrónicos de ida y vuelta con información legal, hasta pedirle al jefe de tu equipo que firme un documento antes de enviarlo a un cliente. Los procesos de aprobación son una parte natural de la actividad empresarial y requieren mucho tiempo en la mayoría de las organizaciones.
Pero el hecho de que lleve mucho tiempo no significa que podamos estar sin ellos. No importa si hablamos de la aprobación creativa de los activos de marketing, de la aprobación del presupuesto por parte de la alta dirección o de los inversores, o de la aprobación legal de los contratos. Se necesita la aprobación.
Sin embargo, podemos prescindir de los cuellos de botella y la baja eficiencia que se derivan de los procesos de aprobación defectuosos y de depender demasiado de los pasos manuales para llevar un documento o activo desde su presentación hasta su aprobación.
En este artículo analizaremos qué es lo que hace que los procesos de aprobación sean ineficientes y cómo podemos acelerar la aprobación.
Un proceso de aprobación o flujo de trabajo de aprobación es la serie de pasos por los que debe pasar un trabajo para ser aprobado. Los pasos suelen involucrar a diferentes departamentos y empleados que revisan el trabajo desde diferentes perspectivas.
Por ejemplo, el marketing podría incluirse para la aprobación creativa o del diseño, mientras que la financiación podría incluirse para la aprobación del presupuesto y la legal para, bueno, la aprobación legal.
Independientemente de que una organización haya especificado flujos de trabajo de aprobación o no, normalmente se lleva a cabo un proceso de aprobación. La razón principal para especificar los flujos de trabajo de aprobación es reducir el tiempo dedicado al proceso en sí y, al mismo tiempo, aumentar la calidad del trabajo.
Los procesos de aprobación suelen llevarse a cabo de forma manual, lo que significa que son propensos a correr riesgos, ya que desaparecen documentos, se pasan por alto los correos electrónicos y se incumplen los plazos debido a malentendidos, a una asignación poco clara de la responsabilidad o simplemente porque no se inició un flujo de trabajo de aprobación.
Un software de gestión de aprobaciones, también denominado a veces sistema de gestión de aprobaciones, ayuda a automatizar el proceso de aprobación para eliminar cualquier error relacionado con el proceso de aprobación. Al mismo tiempo, ayuda a documentar la aprobación para que no haya dudas sobre quién aprobó una versión específica.
Antes de especificar cómo será tu proceso de aprobación, debes entender por qué necesitas un proceso de aprobación, quién participará y cuál es el objetivo de tu proceso de aprobación.
Así que, antes de hacer nada, pregúntate:
Estas preguntas deberían ayudarte a entender mejor cómo debe ser tu estrategia de aprobación.
Una vez que haya definido su proceso de aprobación, debe preguntarse si este proceso es viable como un proceso manual llevado a cabo a través de correos electrónicos y mensajes directos o si necesita un software de gestión de aprobaciones para ayudar a acelerar el proceso.
Lo primero que piensa es que obtener software suena caro en comparación con simplemente manejarlo como un proceso manual. Y en el caso de los procesos de aprobación más sencillos, como la aprobación creativa en equipos pequeños, puede que tengas razón.
Pero debes recordar que, para la mayoría de los empleados, la aprobación no es la función principal de su trabajo. Lo que significa que involucrarlos en múltiples rondas de aprobación disminuirá su productividad.
Además, los procesos de aprobación manual tienen un mayor riesgo de error. Los documentos desaparecen, los mensajes se pasan por alto, se envía una versión incorrecta de un activo para su aprobación y, de repente, no se cumplen los plazos.
Cuando utilizas un software de aprobación para gestionar el flujo de trabajo, el proceso de aprobación suele ser más dinámico, ya que puedes automatizar las notificaciones y la comunicación en función de las tareas del flujo de trabajo. Esto resulta especialmente valioso en los procesos de creación de contenido, en los que un solo activo puede pasar de un lado a otro varias veces y el proceso puede retrasarse varios pasos debido a un cambio de dirección.
Además de eso, garantizará que nadie necesite obtener la aprobación final de un gerente de proyecto o un alto ejecutivo; el software les notificará y les recordará los plazos automáticamente.
En general, hay dos maneras en las que las organizaciones tienden a gestionar los procesos de aprobación. O crean una plantilla de aprobación en sus software de gestión de proyectos pero dejan un proceso manual (que es solo un poco mejor que gestionarlo por correo electrónico) o gestionan su proceso de aprobación mediante un sistema de gestión de aprobaciones que no se integra completamente con las herramientas que utilizan para gestionar su trabajo diario.
Pero este no tiene por qué ser el caso. Su proceso de aprobación puede ser una parte natural, casi invisible, de su forma de trabajar. Con la plataforma Encodify, puede tener una solución para gestionar tanto las aprobaciones como sus tareas y proyectos generales.
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