Las 2 áreas de enfoque más importantes para mejorar la eficiencia empresarial

Como resultado de los últimos años de incertidumbre económica, causada por factores como la pandemia mundial, un panorama geopolítico cambiante y la guerra en Ucrania, muchas empresas han aumentado su enfoque en la eficiencia operativa, especialmente para garantizar su capacidad de continuar sus operaciones en una amplia gama de circunstancias.

Pero, ¿cuál es la mejor manera de garantizar que su empresa funcione de la manera más eficiente posible?

Probablemente ya haya algunas áreas en las que desearía que funcionaran mejor, pero hay una diferencia entre las mejoras «útiles» en la eficiencia empresarial y asegurarse de que las áreas más críticas para sus operaciones funcionen en circunstancias extremas.

El clima político actual, junto con lo que parecen interrupciones anuales en la cadena de suministro, ha demostrado que debemos esperar constantemente lo inesperado y estar preparados para enfrentarnos a serios desafíos en nuestras operaciones y procesos comerciales.

En Encodify, hemos trabajado para mejorar la eficiencia empresarial desde principios de la década de 2000, específicamente mediante la automatización de los procesos comerciales que se traducen en una reducción del tiempo de comercialización, menos rondas de aprobación, procesos de cumplimiento más precisos, una mejor calidad del material de marketing, una reducción de los costos de producción y una mayor precisión y agilidad comercial en la promoción.

En este artículo compartiremos dos cosas que sabemos que son las que más benefician a las empresas en términos de eficiencia empresarial.

¿Qué es la eficiencia en la gestión empresarial?

La eficiencia empresarial es la relación entre la entrada (los recursos que una empresa necesita para operar) y la producción (el volumen al que produce bienes o servicios). En pocas palabras, la eficiencia empresarial es la cantidad de dinero que se destina a una empresa para mantener un flujo de caja positivo.

En términos de gestión empresarial, la eficiencia se puede dividir en varias subcategorías:

• Eficiencia operativa
• Eficiencia financiera
• Eficiencia del proceso
• Eficiencia laboral.

La mejora de los procesos empresariales como catalizador de la eficiencia

Si bien puede analizar cualquier subcategoría de eficiencia empresarial, le sugerimos que se centre en la eficiencia de sus procesos por encima de otras áreas. Y por eficiencia de los procesos nos referimos a las cosas que garantizan que usted alcance los resultados o resultados deseados, que alcance sus objetivos al costo correcto y a tiempo.

La razón por la que utilizamos la eficiencia de los procesos como punto de partida para mejorar la eficiencia empresarial en general es que los procesos suelen ser el lugar empresarial con mayor impacto. Un buen proceso puede hacer que sus operaciones sean exponencialmente más rápidas, y un mal proceso puede paralizarlas.

Esto se debe a la naturaleza repetitiva de los procesos. Sus procesos se repiten día tras día decenas, cientos o incluso miles de veces, lo que significa que una mejora de un segundo se acumula rápidamente.

Cómo mejorar la eficiencia empresarial mediante la optimización de procesos

Si analizamos los procesos empresariales que hemos ayudado a optimizar en las últimas dos décadas, hay dos medidas que casi todas las empresas pueden tomar para optimizar la eficiencia de sus procesos, y han demostrado, una y otra vez, que producen mejoras rápidas con muy poco esfuerzo.

Paso 1: Realizar una auditoría del proceso

Si piensa que los procesos empresariales son el motor que impulsa su negocio hacia adelante, también debe darse cuenta de que, como cualquier otro motor, necesita revisiones periódicas de mantenimiento y servicio.

Si bien suele ser tentador dejar un proceso por sí solo una vez que se ha definido, documentado e implementado, tomarse el tiempo para auditar los procesos empresariales puede tener una gran recompensa.

Todo lo que necesita hacer es volver a analizar sus flujos de trabajo actuales. Una vez que haya planificado sus flujos de trabajo, comprenderá mucho mejor el estado actual de sus procesos empresariales y le permitirá identificar las tareas redundantes, los cuellos de botella, los retrasos y las áreas con un alto riesgo de error.

Esto le brinda una base para mejorar la eficiencia de su negocio.

Paso 2: Implemente la automatización de procesos

Tras una auditoría de procesos, lo más probable es que haya identificado varias áreas de sus procesos que no son totalmente eficientes, y la razón de muchas de ellas es que son de naturaleza repetitiva y deben llevarse a cabo de forma manual en todo momento.

Ahí es donde entra en juego la automatización de procesos.

Cuando hablamos de automatización, es muy probable que pienses en el marketing por correo electrónico o en la IA, pero no estamos hablando de eso aquí. La automatización de procesos en un contexto de gestión empresarial es el acto de utilizar un software de flujo de trabajo para ayudar a ejecutar tareas o pasos de proceso recurrentes.

La razón por la que la automatización es esencial cuando se busca mejorar la eficiencia de su negocio es que agiliza y estandariza sus operaciones de una manera que nunca se puede lograr sin ella. Y esto libera tiempo y recursos de su equipo para dedicarlos a proyectos y trabajos más valiosos.

Eficiencia de procesos = eficiencia empresarial

Si bien es cierto que hay varias subcategorías diferentes de eficiencia empresarial, ninguna de ellas influye tanto en la eficacia general de su empresa como la eficiencia de los procesos.

Esto se debe en parte a la función que desempeñan los procesos en la estructuración de sus operaciones.

Analizar sus flujos de trabajo clave y encontrar áreas adecuadas para la automatización le permitirá utilizar mejor los recursos de los que dispone, reducir los costos y acelerar los procesos, lo que se traducirá en una mejora general de la eficiencia de su negocio.

Además, mejorar la eficiencia de sus procesos mediante la automatización y las auditorías periódicas de los procesos lo ayudará a estar preparado para la próxima interrupción que afecte a su empresa, simplemente porque podrá adaptar sus procesos y flujos de trabajo para que coincidan con cualquier desafío.

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