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Optimice su flujo de trabajo: ¿qué es y cómo lo hace? La optimización del flujo de trabajo es la mejora de un flujo de trabajo existente, como lanzar una colección, producir la campaña del mes que viene, contratar a un nuevo empleado o...
Un flujo de trabajo es la secuencia de procesos y pasos para completar una tarea o producir algo. Con frecuencia, se trata de un patrón repetible de actividades que se necesita para:
Por lo tanto, los flujos de trabajo están ahí, estén documentados y gestionados o no. La gran diferencia es que, si descubres y documentas el flujo, tienes la oportunidad de optimizarlo y, de ese modo, tu empresa ahorra tiempo y dinero.
La creación de un diagrama o gráfico de flujo de trabajo se puede realizar en cinco pasos relativamente sencillos. Puede llevar bastante tiempo identificar todos los recursos necesarios, todas las partes involucradas y cada parte del proceso. Una vez que esté listo, el flujo de trabajo les ayudará enormemente a usted y a su organización.
¡Ahora está listo para usar el flujo de trabajo!
¿Por qué deberías dedicar tiempo a gestionar los flujos de trabajo en tu organización? La respuesta sencilla es que le ayudará a controlar y optimizar el proceso, los plazos, el material, procesos de aprobación, y todo lo demás relacionado con, por ejemplo, una producción de marketing.
Obtenga más información sobre cómo puede optimizar sus rondas de aprobación aquí.
La gestión de los flujos de trabajo en todos los departamentos y proveedores puede ser una tarea increíblemente manual y compleja que requiere que los gerentes de proyecto coordinen y garanticen que se cumplan los plazos, se sigan los procesos, etc.
Además de ser a menudo tedioso y repetitivo, también requiere muchos recursos que podrían añadir un valor más excelente en otras partes de la organización.
Entonces, ¿cómo puede realizar un seguimiento de los flujos de trabajo en constante cambio y administrarlos sin consumir todos esos recursos? La mejor y más fácil forma es utilizar la automatización del flujo de trabajo. Elimine el aspecto manual de la ecuación y elimine muchos errores potenciales de una sola vez.
Con la herramienta de flujo de trabajo adecuada, no solo podrá gestionar los flujos de trabajo de forma más automática. También simplificarás la gestión de tus activos digitales y te mantendrás al día con mucha más facilidad con las normas de cumplimiento y del RGPD, ya que el sistema rastreará quién aparece en qué imágenes, los derechos de autor de tu material, etc.
La diferencia más notable entre la gestión del flujo de trabajo manual y la automatizada es cómo se entregan los materiales y las tareas, y quién realiza el seguimiento.
El proceso manual requiere que uno o varios gerentes de proyecto controlen el proceso. Sus empleados deben estar al tanto de la versión más reciente del material, realizar cambios específicos para que no se pierdan las correcciones, cumplir con los plazos y avisar a los autónomos u otros departamentos. Al mismo tiempo, no se infringe el cumplimiento y el RGPD.
En este caso, el conocimiento está fragmentado y el proceso de producción es sensible a la presencia y accesibilidad de todas las partes involucradas para que la producción funcione sin problemas.
Con la automatización del flujo de trabajo, el sistema ejecutará los procesos por ti y se hará cargo de gran parte de la carga de trabajo: notificará automáticamente a las partes adecuadas, recordará a la persona siguiente en la fila las tareas que tiene preparadas, le recordará las fechas de entrega y mucho más.
El sistema de gestión del flujo de trabajo mantendrá la información sobre el proceso, los derechos y los usos legales de los activos digitales y de otro tipo, dónde se ha detenido el proceso y quién sabe qué acerca de los pasos y tareas específicos.
De este modo, los flujos de trabajo automatizados pueden optimizar el proceso, hacerlo más rápido y con menos errores, lo que reduce los costos.
Otra ventaja de los flujos de trabajo automatizados es que son más fáciles de actualizar cuando los procesos cambian, lo que se ha convertido en una constante en la mayoría de las industrias y oficios.
Una vez que haya planificado su proyecto, aprobación u otro flujo de trabajo relevante, es el momento de dar el siguiente paso de valor agregado: analizar y optimizar el proceso.
La planificación del flujo de trabajo le proporcionará una visión general del estado actual y, por lo tanto, le permitirá identificar los cuellos de botella. Realice tareas redundantes, encuentre las partes del proceso en las que suelen producirse errores, los pasos que se pueden automatizar fácilmente y mucho más.
La planificación del flujo de trabajo le proporcionará una visión general del estado actual y, por lo tanto, le permitirá identificar los cuellos de botella y las tareas redundantes, encontrar las partes del proceso en las que suelen producirse errores y los pasos que se pueden automatizar fácilmente, y mucho más.
Si desea mejorar su flujo de trabajo mediante el análisis, póngase en contacto con nosotros para obtener un análisis del estado de su flujo de trabajo actual, que incluya lo siguiente:
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