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Usted conoce el desafío: está a cargo de producir toda la cartera de materiales de marketing al costo correcto, sin gastar demasiado tiempo ni demasiados recursos. Y es posible que la solución a este desafío sea un software de gestión del flujo de trabajo, pero ¿cómo te aseguras de elegir el correcto?
Cada vez que buscas un nuevo tipo de herramienta para tu paquete tecnológico, o cuando consideras cambiar una existente, te haces las mismas preguntas. ¿Hace todo lo que necesitamos que haga? ¿Hay alguna superposición con nuestros sistemas actuales? ¿Cuál es la recompensa? ¿Lo hacemos De Verdad ¿lo necesitas?
Analizar el software de gestión del flujo de trabajo no es diferente.
Y, de nuevo, es un poco diferente.
Cuando se trata del software de gestión del flujo de trabajo, también debes tener en cuenta si estás buscando un sistema estandarizado con aplicaciones para toda la empresa, pero con usos menos específicos de marketing, o si necesitas un sistema de gestión del flujo de trabajo que esté diseñado específicamente para resolver las necesidades de tu equipo de marketing y de las partes interesadas externas de tu empresa.
Para ayudarte a resolver este problema, hemos preparado este artículo para ayudarte a descubrir cuál es la mejor opción para tu empresa.
Un software de flujo de trabajo, a veces denominado herramienta de gestión del flujo de trabajo, es un software que automatiza los procesos de varios pasos al administrar cómo y cuándo deben resolverse las tareas entre sí y por quién.
Más específicamente, el software de gestión del flujo de trabajo ayuda a facilitar el proceso, enviar notificaciones, entregar las tareas a los miembros correctos del equipo, realizar un seguimiento de los plazos, los próximos pasos, las aprobaciones, etc.
Cuando se busca un nuevo software de flujo de trabajo, hay una gama de sistemas diferentes para elegir, pero muchos de ellos están dirigidos a un público específico. Como tal, un software de gestión del flujo de trabajo de marketing puede tener características muy diferentes a las de un software de gestión del flujo de trabajo de recursos humanos. Por eso, las características más importantes de un sistema suelen depender del usuario final en cuestión.
Dicho esto, hay un par de funcionalidades que son clave para casi todos los grupos de usuarios potenciales, desde el marketing hasta las finanzas:
No tiene sentido gastar dinero en un software para la gestión del flujo de trabajo si no puedes acceder a él o si se retrasa debido a la falta de actualizaciones. Por eso, las soluciones basadas en la nube suelen ser mejores que las locales.
Una gran parte de la gestión del flujo de trabajo consiste en conectar el trabajo realizado por las diferentes partes interesadas, pero si necesitan compartir información a través de unidades compartidas, correos electrónicos y servicios externos de intercambio de archivos, se pierden muchos de los beneficios de tener un sistema de gestión del flujo de trabajo.
Por eso las integraciones son importantes.
Cuando busca un software de gestión del flujo de trabajo, debe pensar en cómo se integra con los sistemas que utiliza actualmente su empresa. Por ejemplo, si la producción de anuncios es una parte importante de sus flujos de trabajo, entonces encontrar un software de gestión de flujos de trabajo que se integre con InDesign probablemente sea una buena opción.
Seamos sinceros. La forma en que trabajamos hoy dista mucho de la forma en que trabajábamos hace solo cinco años. Por lo tanto, esta no es solo una característica clave del software de gestión del flujo de trabajo, es una característica clave para todos los sistemas en general. Tienen que ser adaptables.
Los diferentes trabajadores deben hacer cosas diferentes en un software de gestión del flujo de trabajo. Los líderes empresariales deben poder crear y supervisar los flujos de trabajo, mientras que los trabajadores de campo deben gestionar o realizar un seguimiento de sus tareas dentro del sistema.
La mejor manera de gestionar esto es encontrar un sistema que te permita crear diferentes roles de usuario para administradores, empleados, proveedores o incluso clientes.
La mitad del beneficio de disponer de un sistema que gestione la gestión del flujo de trabajo es la posibilidad de volver atrás y evaluar los flujos de trabajo para poder mejorarlos. ¿Dónde se producen los bloqueadores? ¿En qué punto de su flujo de trabajo se acelera la eficiencia?
Uno de los principales beneficios que los equipos de marketing obtienen de un sistema de gestión del flujo de trabajo es la velocidad. Ya sea que hablemos de agencias o equipos internos de marketing de productos, la velocidad es lo más importante.
Esto suele ocurrir a través de:
Sin embargo, la velocidad no es todo lo que sus esfuerzos de marketing obtienen de un sistema de gestión del flujo de trabajo.
Por ejemplo, el software de flujo de trabajo de marketing de Encodify le ofrece las siguientes ventajas concretas, entre muchas otras:
Ya sea que hablemos de la gestión de campañas, la elaboración de informes sobre las iniciativas de marketing o la estructuración de la creación de contenido, una herramienta de gestión del flujo de trabajo ayuda a facilitar un poco el trabajo. Por lo general, esto se debe a la automatización de las tareas, pero también se debe a la recopilación de todo lo relacionado con tu trabajo de marketing en un solo lugar.
Cuando disminuye la cantidad de procesos gestionados en hojas de cálculo, correos electrónicos y otros sistemas compartidos, la alineación tanto dentro de la organización como con los proveedores, las agencias y otras partes interesadas tiende a aumentar.
Simplemente porque los empleados no terminan dedicando demasiado tiempo y esfuerzo a cosas como la coordinación de proyectos y el control de versiones de documentos.
Cuando los flujos de trabajo se gestionan manualmente, acabas dedicando mucho tiempo a realizar las tareas de principio a fin, lo que significa que necesitas contratar a más personas para que hagan el mismo trabajo o, como la mayoría de las empresas, necesitas involucrar a las agencias, simplemente porque no tienes tiempo para realizar el trabajo tú mismo.
Sin embargo, la automatización de partes de su flujo de trabajo le permite recuperar parte de ese tiempo y, a su vez, le devuelve parte del control que anteriormente había cedido a las agencias.
Ya sea que hablemos del RGPD y otros datos relacionados con el cumplimiento, o de datos de ingresos vinculados a tus propias campañas. Una mayor digitalización de la gestión de tu flujo de trabajo te permitirá tener más control sobre los datos relacionados con tu trabajo.
La respuesta a esta pregunta, por supuesto, depende de su negocio en particular y de su forma de trabajar. Si está buscando implementar uno herramienta de gestión de proyectos en toda su organización, un sistema generalizado podría ser el camino a seguir, especialmente si dirige una organización pequeña con un equipo de marketing de 1 a 5 personas.
Por otro lado, si deseas consolidar los flujos de trabajo de marketing en un solo sistema para que tu equipo de marketing funcione de manera más eficiente, es muy probable que un sistema dedicado sea la elección correcta.
Si está buscando un software de gestión de flujos de trabajo altamente automatizado, la plataforma Encodify podría ser adecuada para usted.
Tenemos soluciones especializadas para minoristas, agencias y marcas, que van desde la gestión de marcas privadas y la gestión de promociones hasta la gestión del trabajo en un sentido más general.
Y lo mejor de todo es que puedes personalizar tu solución para añadir funciones adicionales para que la plataforma haga lo que necesites.
Por lo tanto, ya sea que abra nuevos canales, subcontrate su producción, reestructure su organización o haga algo completamente diferente, la plataforma de Encodify puede crecer y cambiar para adaptarse mejor a sus necesidades y respaldar sus objetivos comerciales.
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