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Todo, desde los contratos hasta los vídeos e incluso los metadatos, es un activo empresarial, un activo empresarial digital. Sin embargo, todos necesitan almacenamiento y catalogación si los va a utilizar para cualquier cosa dentro de su organización. Este proceso se conoce como gestión de activos digitales. Pero, ¿cuáles son las mejores prácticas de gestión de activos digitales?
Con el mundo entero digitalizándose, la gestión de activos digitales se ha convertido en una parte fundamental de las operaciones comerciales y de marketing modernas. Dado que los activos digitales van desde imágenes y vídeos hasta documentos, contratos y metadatos, la gestión eficiente de los activos se está convirtiendo en una tarea cada vez mayor.
Hacerlo correctamente permite a los especialistas en marketing y creativos trabajar de manera eficiente a pesar de que la cantidad de activos digitales aumenta exponencialmente.
Como ocurre con cualquier proceso empresarial, no existe una solución mágica que lo lleve del caos a la eficiencia en segundos, pero hay una serie de prácticas que ayudarán a que la gestión de sus activos digitales sea un proceso mucho más cohesivo.
En este artículo profundizaremos en qué es la gestión de activos digitales (DAM), por qué necesita un sistema DAM dedicado y cómo administrar sus activos digitales de acuerdo con las mejores prácticas.
La gestión de activos digitales (o DAM) es el proceso de almacenar y categorizar los activos digitales para su uso en los procesos empresariales, generalmente mediante el uso de un solución de gestión de activos digitales.
Las formas tradicionales de activos digitales incluyen cosas como:
Si bien esta lista puede parecer extensa, cosas como las cuentas de usuario de servicios como el correo electrónico o los juegos también podrían incluirse en la lista, y también podrían incluirse activos digitales más nuevos basados en tecnologías de cadena de bloques. Estos incluirían los NFT (tokens no fungibles), las criptomonedas, los criptoactivos, los activos tokenizados, los tokens de seguridad e incluso las monedas digitales de los bancos centrales.
Como puede ver, los activos digitales no son solo una cosa y, a medida que son cada vez más importantes tanto para nuestra vida profesional como personal, la forma en que los almacenamos y categorizamos también es cada vez más importante.
Pero, ¿cuáles son las mejores prácticas de gestión de activos digitales? Eso es en lo que nos sumergiremos aquí.
Cuando se trata del contenido del blog, la mayoría de los equipos de marketing realizan auditorías de contenido al menos una vez al año, cuando actualizan datos como las cifras y las estadísticas para mantener la relevancia del contenido del blog, pero ¿estás haciendo lo mismo con el contenido de tu blog? Solución DAM?
Realmente deberías.
Se supone que su sistema de gestión de activos digitales no debe convertirse en un cementerio de contenido antiguo.
E incluso si eliminas contenido de promociones antiguas con regularidad, los activos perennes, como los logotipos o los metadatos, también se vuelven obsoletos con el tiempo, y es mucho más difícil detectarlos cuando lo hacen, ya que los cambios suelen implicar un cambio de tono o un par de palabras en la descripción.
Por ejemplo, cuando un cambio en un activo promocional normalmente implique nuevas imágenes, nuevo texto, nuevos precios, etc., los cambios en un archivo de logotipo entre la versión 1, la versión 2 y la versión 3 serán mínimos. Y si las tres versiones de ese archivo de logotipo se encuentran en tu sistema de gestión de activos digitales, tú y tu equipo tienen que saber cuál es la correcta y asegurarse de que la versión 1 no se utilice nunca una vez que se haya cambiado a la versión 2.
Administrar los activos digitales no es tan sencillo como guardar los activos en una carpeta en alguna solución en la nube y dar por terminado el día. Si lo fuera, todos utilizaríamos Google Drive como nuestra herramienta de gestión de activos digitales.
No, la administración de los activos digitales es un proceso continuo de creación, actualización, categorización, almacenamiento y posterior acceso a todos los activos que su equipo necesita. Y lograr esto de manera eficiente requiere colaboración.
Ahora, la mayoría de los equipos de marketing ya tienen algún tipo de herramienta de colaboración, pero el verdadero truco está en asegurarse de que esta herramienta se integre con su solución DAM. Asegúrese de que todo, desde el desarrollo de los activos hasta la revisión y el almacenamiento, se lleve a cabo en la misma plataforma, no solo aumentará su eficiencia, sino que también reducirá la posibilidad de que se cometan errores, como que se suban versiones incorrectas de un activo terminado a su DAM.
Básicamente, sin colaboración, es posible que su sistema DAM no sea más que una glorificada unidad en la nube, así que asegúrese de utilizar esta guía para aprovechar al máximo su sistema.
Las empresas dependen cada vez más de la automatización para gestionar las partes más tediosas de los procesos empresariales, y con razón.
Entonces, ¿por qué su gestión de activos digitales debería ser diferente?
Un ejemplo de cómo se puede utilizar la automatización en la gestión de activos digitales es la API Vision de Google, que asigna automáticamente palabras clave a las imágenes. Esto acelera considerablemente la categorización y mejora la capacidad de búsqueda del almacenamiento de contenido. Del mismo modo, conectar Estudio de automatización creativa, una herramienta que automatiza partes de tu proceso de creación de contenido, para tu sistema DAM te ayudará a mejorar tu proceso de creación de contenido.
No existe una fórmula mágica cuando se trata de la gestión de activos digitales. Lo que un equipo considera invaluable en su solución puede ser insignificante para otro equipo.
Y esto va más allá de las funciones de su herramienta de gestión de activos digitales. Se trata de los procesos relacionados con la gestión de sus activos digitales en su conjunto. ¿Todos saben cómo realizar revisiones de contenido, dónde deben almacenarse los diferentes tipos de activos y cuándo realizar auditorías de activos?
Un software de gestión de activos digitales es una solución que proporciona a las organizaciones un repositorio central de activos digitales, como fotos, vídeos, documentos, ilustraciones, contratos y metadatos.
La mayoría de los sistemas de software de gestión de activos digitales incluirán tanto una biblioteca de activos como formas de colaborar en el desarrollo y la mejora de los activos.
El uso de un sistema de administración de activos digitales para almacenar sus activos digitales tiene una serie de beneficios, y muchos de ellos dependerán del sistema de administración de activos digitales que esté utilizando, pero estos son tres de los beneficios más universales de usar un sistema DAM.
La mayoría Soluciones DAM están basados en la nube, lo que significa que proporcionan a los empleados un lugar central para acceder a los archivos sin importar dónde se encuentren y a qué hora del día sea. Además, la recopilación de los activos en una biblioteca central facilita a las partes interesadas internas y externas encontrar los activos que buscan.
Especialmente para archivos más grandes, compartir puede ser un problema, ya que la mayoría de los proveedores de correo electrónico limitan los mensajes a 25 MB. Esto resulta especialmente engorroso cuando se trabaja con recursos de vídeo en los que los archivos suelen tener un tamaño de cientos de MB. E incluso con los servicios de intercambio de archivos que permiten subir y descargar archivos para compartirlos, siempre surge el problema de que las personas descarguen varias versiones de un archivo con ligeras variaciones y luego tengan que ir y venir para averiguar cuál es la versión más reciente.
Con un sistema de gestión de activos digitales, el intercambio de archivos suele ser solo una cuestión de enviar una URL a una carpeta del sistema.
En marketing, tener acceso a la última versión de un archivo es crucial para poder hacer bien su trabajo. Además, si utilizas Google Drive o soluciones de almacenamiento similares para tus activos, no solo no siempre tendrás acceso a la última versión de un archivo, sino que es posible que no sepas si la versión a la que tienes acceso es la más reciente. Por lo general, este problema se soluciona con un sistema de gestión de activos digitales, ya que gestiona más que simplemente el almacenamiento de sus activos digitales.
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