4 señales de que su gestión de activos digitales (DAM) necesita mejoras

Si hay algo que todos los equipos creativos y de marketing necesitan, es un sistema sólido de gestión de activos digitales. Esto es tanto en lo que respecta a la tecnología o las plataformas que está utilizando como a la forma de trabajar, es decir, el flujo de trabajo.

Ya sea que tu equipo sea una agencia o un cliente, los activos digitales son esenciales para el éxito de las campañas omnicanal en redes sociales, display, vídeo, nativas y más. Si bien la mayoría de los gerentes ya comprenden el valor de un sistema sólido de gestión de activos digitales (DAM), una gran mayoría (el 53%) no lo usa lo suficientemente bien, y todavía hay unos pocos (el 3%) que ni siquiera lo utilizan del todo (Gartner).

Con esto en mente, aquí hay 4 señales de que el flujo de trabajo de DAM de tu equipo necesita atención.

Tu equipo no sabe qué activos tiene ni dónde se encuentran

El problema más común de la gestión de activos creativos comienza desde el principio, con los procesos manuales.

Cuando un activo se convierte por primera vez en un requisito, alguien creará el archivo, que luego se almacenará, muy probablemente, en el ordenador o la unidad en la nube de esa persona. A partir de ahí, alguien más pueden necesitar un activo creativo similar y, si no pueden encontrar fácilmente uno existente, es muy probable que lo vuelvan a crear desde cero. No es difícil ver cómo esto puede convertirse rápidamente en algo extremadamente ineficiente y difícil de gestionar.

La forma más sencilla de evitar o anular esta situación es tener un sistema de gestión de activos digitales accesible para cualquier persona que lo necesite. Esto actúa como una fuente única de verdad donde cualquier persona, desde creadores de contenido hasta vendedores, puede encontrar información y activos. Guardar los activos de forma centralizada también garantiza que no se pierda nada cuando las personas abandonan la organización.

Los activos se siguen enviando a y desde bandejas de entrada individuales

El flujo de trabajo en torno a un sistema de gestión de activos digitales ciertamente requiere atención, si los activos son Aún así se comparte por correo electrónico.

Esta es una verdadera bandera roja. Confiar en el correo electrónico para alojar los activos digitales abre todos los problemas que hemos tratado anteriormente más crea un riesgo mucho mayor de que los activos se pierdan para siempre si alguien elimina un correo electrónico o abandona la empresa.

Si (o cuando) surge este problema en su organización, lo que se necesita es un repositorio central de activos. Aquí, los archivos de gran tamaño se pueden almacenar en la nube, lo que libera espacio en las bandejas de entrada individuales. Sacar los activos de la propiedad personal y subirlos a una ubicación compartida también mejora la colaboración. De esta forma, los miembros del equipo no solo pueden encontrar los activos que necesitan cuando los necesitan, sino que, si es necesario hacer modificaciones o cambios, estas solicitudes pueden hacerse directamente, con total visibilidad y responsabilidad en todo el equipo.

Ya tiene una plataforma DAM, pero no está bien integrada con otros sistemas

Si bien el aislamiento es un problema que afecta a todos los departamentos de muchas empresas, también puede provocar problemas con las soluciones tecnológicas.

A menudo, las empresas se suscriben a aplicaciones o servicios específicos y luego no los utilizan lo suficiente o no los integran con otras infraestructuras digitales fundamentales. En el caso de las plataformas de correo electrónico o de gestión de proyectos, por ejemplo, es posible que ya dispongas de una plataforma DAM, pero tu equipo no la utiliza lo suficiente, no es lo suficientemente accesible o no está lo suficientemente integrada como para que valga la pena usarla.

Para que un sistema DAM funcione mejor, debe ser lo más accesible e integrable posible, trabajando en conjunto y en armonía con los demás flujos de trabajo en un solo sistema para que todos funcionen juntos. Con un solo sistema, o con tan pocos sistemas como sea viable, hay mucho menos que administrar.

En cuanto a los flujos de trabajo, la eficacia de la forma en que trabajan las personas también se verá gravemente afectada. Cuanto más tiempo pasen los usuarios gestionando sistemas separados, iniciando y cerrando sesión en los sistemas y trabajando entre diferentes proveedores de soluciones, se puede perder tiempo y recursos de forma innecesaria, en lugar de beneficiarse de la automatización.

Tu equipo sigue haciendo (casi) todo a la antigua usanza

Como ya hemos visto, el hecho de que los activos digitales queden huérfanos en las bandejas de entrada de los correos electrónicos es un verdadero problema, pero es solo un síntoma. Además de esto, hay muchos otros procesos «heredados» que tu equipo podría tener la costumbre de repetir.

Algunos ejemplos de cómo hacer las cosas a la antigua usanza pueden incluir los procesos manuales de aprobación de activos (por correo electrónico o incluso por teléfono), las aprobaciones realizadas a través de «quién está en esta cadena de correo electrónico» y la introducción de productos a través de una hoja de cálculo. Para actualizar estos procesos antiguos y adoptar formas de trabajo más óptimas, busque una buena plataforma de gestión de activos digitales que aborde estos problemas. Lo que busca es una plataforma DAM que resuelva todos los puntos problemáticos específicos de su organización y los problemas heredados con un mínimo de interrupciones.

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Si ha reconocido más de una o dos de las señales que hemos mencionado anteriormente, probablemente sea el momento de revisar el flujo de trabajo de sus operaciones de DAM.

Nuestra guía de gestión de activos digitales (DAM) comparte los secretos de la creación de una cartera de activos digitales optimizada para mantener a los equipos creativos internos y de las agencias trabajando a toda máquina.

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