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La gestión colaborativa del trabajo gestiona el flujo de tareas y proyectos en varios equipos, departamentos e incluso organizaciones, y requiere un conjunto de herramientas de colaboración diferente al de la gestión interna de proyectos.
Érase una vez, la gestión colaborativa del trabajo era sencilla. Todos se sentaban en la misma oficina, utilizaban las mismas salas de reuniones y una herramienta de colaboración era una pizarra y una tiza, o un papel A3 sobre la mesa de una sala de conferencias.
Sin embargo, hoy esos días son poco más que un recuerdo.
Entre una fuerza laboral remota, un mercado cada vez más global y un fácil acceso tanto a autónomos como a agencias, muchas empresas necesitan nuevas herramientas para gestionar su colaboración si quieren seguir siendo competitivas.
Al mismo tiempo, la cantidad de herramientas de colaboración es asombrosa y cada una de ellas tiene sus propias características y beneficios únicos. Desde centros de comunicación hasta gestión de tareas, automatización e intercambio de archivos. Y es tu trabajo determinar cuál de ellos necesitas.
Pero tiene preguntas que necesitan respuestas.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión colaborativa del trabajo y la gestión de proyectos? ¿Cuáles son las mejores herramientas de colaboración para empresas de nivel empresarial y cómo te aseguras de elegir la mejor herramienta de colaboración para tu empresa?
En este artículo te ayudaremos a responderlas todas y te daremos 3 consejos sobre cómo elegir la mejor herramienta o plataforma de colaboración para tu empresa.
Si bien la gestión colaborativa del trabajo puede parecer un nombre elegante para la gestión de proyectos, hay algo más que eso. La gestión colaborativa del trabajo consiste en gestionar el flujo de tareas y proyectos en varios equipos, departamentos e incluso organizaciones.
Si bien existen muchas herramientas que te ayudarán con los entresijos de la gestión de proyectos y con la mejor forma de estructurar tu equipo, las herramientas necesarias para gestionar con éxito a los colaboradores internos y externos son un poco diferentes.
La gestión colaborativa del trabajo es principalmente una disciplina en las grandes organizaciones en la que las herramientas de colaboración comunes que estructuran los proyectos en un solo equipo no van a ser suficientes, y ahí es donde entra en juego la necesidad de herramientas de colaboración empresarial.
Las herramientas de colaboración empresarial, también denominadas a veces herramientas de colaboración para empresas, son soluciones de software que ayudan con la gestión de proyectos, las comunicaciones, la documentación, la aprobación y la gestión de activos. Suelen ayudar a conectar a los equipos con otros equipos internos, así como con autónomos, clientes o agencias, e incluyen funciones como la organización y el intercambio de archivos, la asignación de tareas y la gestión del flujo de trabajo, lo que facilita la colaboración independientemente de la ubicación, el departamento o la empresa de las personas con las que colaboras.
La herramienta de colaboración empresarial ideal ayuda a estructurar la colaboración entre empleados, autónomos, proveedores y otras partes interesadas.
Empecemos por decir que no existe una «mejor herramienta de colaboración»; sin embargo, existen muchas herramientas de colaboración realmente buenas en el mercado, lo que puede dificultar la elección de la correcta.
La mejor herramienta de colaboración depende de tu organización, de la industria en la que trabajas, del tipo de proyectos que gestiones y de quiénes son los colaboradores. La mejor herramienta de colaboración para una agencia de producción necesitará capacidades diferentes a las de la mejor herramienta de colaboración para un minorista o una cadena de restaurantes.
Lo que toda organización necesita de su herramienta de gestión colaborativa del trabajo es que sea fácil de configurar y usar y que las funciones que ofrece ayuden a aumentar la productividad de la organización.
Cuando hablamos de herramientas de colaboración, la mayoría de las personas se imaginan herramientas de gestión de proyectos como monday.com y Asana, o piensan en herramientas de comunicación como Slack, MS Teams o Zoom.
Esto no es un problema, como tal, pero explica por qué elegir la herramienta adecuada puede ser tan difícil. Porque, además de las herramientas más generales que se ocupan de la gestión de proyectos o las comunicaciones digitales, hay una serie de herramientas de colaboración empresarial que conectan múltiples funcionalidades en una plataforma.
Por eso, para ayudarte a elegir la mejor herramienta de colaboración para tu empresa, tenemos tres consejos para ti antes de tomar una decisión.
No pienses en los precios o la complejidad al empezar, simplemente haz una lista de todas las herramientas de colaboración que podrían resolver un problema que tengas en la gestión del trabajo colaborativo.
Un ejemplo de la lista podría tener este aspecto:
La lista con la que acabas normalmente te dará una idea bastante clara de adónde ir cuando busques un sistema de colaboración empresarial dedicado. Al principio funcionará como una lista de verificación, pero como pronto descubrirás, la mayoría de las herramientas de colaboración empresarial se personalizan para incluir las funciones que necesitas, por lo que la lista también se puede utilizar como lista de compras cuando le explicas a un posible proveedor qué funcionalidades necesitas.
Como probablemente haya revelado su lista, algunas herramientas de colaboración son pilares en el mundo empresarial y, seamos sinceros, no importa lo buena que sea plataforma colaborativa de gestión del trabajo descubre que no hay posibilidad de que sustituya por completo a su proveedor de correo electrónico, el calendario de su empresa o sus herramientas de diseño.
Sin embargo, cambiar entre varios sistemas mientras se trabaja definitivamente reducirá la productividad, que es lo contrario de lo que se quiere lograr al invertir en una herramienta de colaboración empresarial.
La respuesta a este desafío es bastante sencilla. Integraciones.
Si toda tu organización usa Slack para gestionar la comunicación interna y no quieres reemplazar a Slack, deberías buscar una plataforma colaborativa de gestión del trabajo que pueda integrarse con Slack, de modo que la comunicación de los proyectos no acabe siendo lenta o aislada.
Cuando se trata de invertir en tecnología, y especialmente en tecnología cara, muchos de nosotros tendemos a inclinarnos por la «elección segura», el sistema que utilizan todos los demás, pero en realidad se trata de un error y podría perjudicar a su empresa más de lo que cree.
Nunca despidieron a nadie por comprar una solución de IBM para su empresa. Y probablemente podría decirse lo mismo de muchas de las grandes plataformas de colaboración.
Pero hay dos problemas a la hora de elegir «la opción segura», especialmente si lo haces porque «es el sistema que utilizan todos los demás».
El primer problema es que estas plataformas no están hechas para su negocio. Están hechas para el promedio. Por lo tanto, en lugar de comprar una herramienta de colaboración de marketing, una herramienta de colaboración para agencias o una herramienta de colaboración para proveedores, terminas con una herramienta de colaboración sencilla. Si bien lo más probable es que contenga muchas de las funciones que estás buscando, no están adaptadas a la situación para la que las necesitas.
Por ejemplo, tu «opción segura» podría tener excelentes funciones de comunicación, pero es posible que no pueda dividir a los usuarios en grupos de usuarios y asignar derechos en función de los clientes de las agencias, los proveedores o los autónomos con los que necesitas colaborar en las diferentes partes de un proyecto.
El segundo problema es que la mayoría de las decisiones seguras las toman las grandes empresas y, si bien eso tiene algunos beneficios, también significa que el sistema que eliges ya es un poco anticuado cuando sales por la puerta, es la opción segura porque existe desde hace años, se ha estado trabajando y hay pocas posibilidades de que se implementen nuevas funciones en función de los comentarios que nos proporciones.
Si eres una organización minorista, una gran marca o una agencia de producción, cuando se trata de la gestión colaborativa del trabajo, deberías echar un vistazo a la plataforma Encodify.
La plataforma Encodify es una herramienta de colaboración integral para equipos de marketing y agencias de producción e incluye funciones como:
Pero hacemos más que solo ofrecer un conjunto fijo de funciones para ayudarlo con su colaboración de marketing. Usamos los módulos e integraciones disponibles en la plataforma para asegurarnos de que la solución con la que acabas se adapte a las necesidades de tu organización.
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